In diesem Beitrag zeigen wir, wie Unternehmen ihre internen Prozesse optimieren können, um sensible Daten zu schützen. Mit sicheren Gerätekonfigurationen, klaren Zugriffsrechten und durchdachten Workflows werden Druck- und Kopiervorgänge nicht nur effizienter, sondern auch datenschutzkonform. Erfahre, welche Maßnahmen wirklich zählen!

Die häufigsten Fragen bei zum Thema Drucker, Kopierer und Sicherheit lassen sich in folgende Bereiche zusammenfassen:

1. Technische Sicherheit
Wie kann ich meinen Drucker vor Hackerangriffen schützen? Moderne Drucker sind häufig mit Netzwerken verbunden, was sie anfällig für Cyberangriffe macht. Sicherheitsmaßnahmen wie regelmäßige Firmware-Updates, das Deaktivieren ungenutzter Ports und Protokolle sowie Passwortschutz sind essenziell. Multifunktionsgeräte (MFPs) mit Scan- oder Cloud-Integration benötigen zusätzliche Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und sichere Authentifizierungssysteme

2. Datenschutz
Wie gewährleiste ich die DSGVO-Konformität? Drucker und Kopierer speichern oft Daten auf internen Festplatten. Diese müssen verschlüsselt sein, und es sollte sichergestellt werden, dass Daten nach Nutzung sicher gelöscht werden. Beim Austausch oder der Entsorgung solcher Geräte sollte die Festplatte physisch zerstört werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern​

Was passiert mit sensiblen Daten beim Drucken? Es ist wichtig, Funktionen wie „Secure Print“ zu aktivieren, bei denen der Druck erst nach Eingabe einer PIN erfolgt. Auch der Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Ausdrucke, etwa durch ein geschlossenes Ablagefach oder sofortiges Abholen, spielt eine große Rolle

3. Gerätenutzung und Organisation
Welche Sicherheitsfeatures sollten moderne Geräte haben? Multifunktionsgeräte bieten häufig Funktionen wie Benutzer-Authentifizierung, Datenschutzrichtlinien und Möglichkeiten zur sicheren Cloud-Integration. Diese Funktionen sollten geprüft und optimal eingerichtet werden​

Wie verhindere ich Sicherheitsrisiken bei alten Geräten? Ältere Modelle sind häufig weniger sicher, da sie keine modernen Schutzmechanismen haben. Ein Austausch oder Upgrade auf Geräte mit aktuellen Sicherheitsstandards wird empfohlen

4. Interne Prozesse
Wie sichere ich die Nutzung in Unternehmen? Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter, klare Zuständigkeiten für Geräte und der Einsatz von Aktenvernichtern oder sicheren Papierentsorgungsstellen minimieren das Risiko von Datenlecks. Sichtprüfungen und Einweisungen in den Datenschutz sind ebenfalls sinnvoll

Die technische Sicherheit von Druckern und Kopierern ist entscheidend, da diese Geräte heute oft in Netzwerke integriert sind und sensible Daten verarbeiten. Ein kompromittierter Drucker kann ein Einfallstor für Cyberkriminelle sein. Hier sind die wichtigsten Aspekte und Maßnahmen:

• Offene Ports und Protokolle: Viele Geräte nutzen standardmäßig nicht benötigte Netzwerkprotokolle wie FTP oder Telnet, die Sicherheitslücken bieten können.
• Unzureichende Authentifizierung: Wenn keine Benutzerkonten oder Passwörter eingerichtet sind, können Unbefugte einfach auf das Gerät zugreifen.

• Deaktivierung ungenutzter Protokolle: Nicht benötigte Funktionen wie SMBv1, FTP oder Telnet sollten abgeschaltet werden.
• Passwortschutz: Geräte- und Administrationsoberflächen sollten durch starke Passwörter gesichert werden. Standardpasswörter müssen sofort geändert werden
• Netzwerksegmentierung: Drucker sollten in ein separates Netzwerksegment eingebunden werden, um den Zugriff von unbefugten Geräten zu minimieren.

• Veraltete Firmware: Alte Firmware-Versionen enthalten oft bekannte Schwachstellen, die ausgenutzt werden können.
• Manipulierte Softwarekomponenten: Unsichere oder nicht überprüfte Firmware-Updates können Schadsoftware enthalten.

• Regelmäßige Updates: Druckerhersteller veröffentlichen häufig Firmware-Updates, um Sicherheitslücken zu schließen. Ein regelmäßiges Update-Management ist essenziell
• Verifizierung von Updates: Updates sollten nur von offiziellen Herstellerseiten bezogen werden.

• Unverschlüsselte Datenübertragung: Daten, die zwischen einem Drucker und anderen Geräten übermittelt werden, könnten von Angreifern abgefangen werden.
• Ungesicherte Festplatten: Viele Multifunktionsgeräte speichern temporär Daten auf internen Festplatten, die bei unzureichender Sicherung leicht ausgelesen werden können.

• Verschlüsselung: Datenübertragungen sollten durch Protokolle wie HTTPS oder IPsec geschützt werden. Auch gespeicherte Daten auf Festplatten sollten verschlüsselt werden.
• Verifizierung von Updates: Updates sollten nur von offiziellen Herstellerseiten bezogen werden.

• Unkontrollierter Zugriff: Wenn jeder Nutzer ohne Einschränkungen drucken kann, steigt das Risiko von Datenlecks.
• Fehlende Zugriffsprotokollierung: Ohne Überwachung ist es schwierig, potenzielle Sicherheitsverletzungen zu erkennen.

• Benutzeridentifikation: Funktionen wie „Secure Print“ verlangen, dass der Nutzer sich vor dem Druck mit PIN, Karte oder biometrischen Daten authentifiziert.
• Zugriffsmanagement: Nur berechtigte Nutzer sollten auf sensible Druckaufträge zugreifen können

• Manipulation am Gerät: USB-Ports oder offene Bedienfelder bieten Angriffsflächen.
• Unbeaufsichtigte Geräte: Drucker in öffentlichen Bereichen oder stark frequentierten Büros könnten leicht missbraucht werden.

• Deaktivierung von USB-Ports: Falls nicht benötigt, sollten externe Anschlüsse deaktiviert werden.
• Sichere Standorte: Geräte sollten in abgeschlossenen oder überwachten Bereichen aufgestellt werden

• Schadsoftware auf Geräten: Drucker können von Malware befallen werden, die Daten ausliest oder das Gerät lahmlegt.
• Gefälschte Verbrauchsmaterialien: Manipulierte Chips in nachgebauten Tonern oder Tinten könnten Sicherheitslücken schaffen.

• Original-Verbrauchsmaterialien: Die Nutzung von geprüften Originalteilen reduziert das Risiko manipulierter Chips.
• Malware-Schutz: Eingebaute Sicherheitsfeatures wie Anti-Malware-Lösungen sollten genutzt werden, sofern verfügbar

Die Absicherung von Druckern und Kopierern erfordert ein Zusammenspiel aus technischen Maßnahmen und organisatorischen Prozessen. Regelmäßige Überprüfungen und ein Bewusstsein für potenzielle Schwachstellen können dazu beitragen, sensible Daten effektiv zu schützen und Angriffe abzuwehren.

Der Datenschutz bei Druckern und Kopierern gewinnt vor dem Hintergrund der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) besondere Bedeutung. Diese Geräte verarbeiten oft personenbezogene oder sensible Daten, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Fehler oder Nachlässigkeiten können zu Datenschutzverletzungen führen, die rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.

Die DSGVO stellt klare Anforderungen an Unternehmen:
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Unternehmen müssen sicherstellen, dass technische Geräte wie Drucker und Kopierer so konfiguriert sind, dass die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener Daten gewährleistet ist.

Rechenschaftspflicht: Firmen müssen dokumentieren können, welche Maßnahmen sie ergriffen haben, um Datenschutzverletzungen zu verhindern.
Datenminimierung und Zweckbindung: Daten sollten nur in dem Umfang verarbeitet werden, wie es für den jeweiligen Zweck notwendig ist

a) Speicherung auf internen Festplatten
Moderne Multifunktionsgeräte speichern Daten wie Kopien, Druckaufträge oder gescannte Dokumente temporär auf integrierten Festplatten. Diese können bei mangelnder Sicherung ausgelesen werden, selbst wenn das Gerät außer Betrieb genommen wird.

b) Fehlgeleitete Ausdrucke
Häufig bleibt sensible Post auf Druckern liegen, etwa Gehaltsabrechnungen, Verträge oder personenbezogene Daten. Solche Dokumente können leicht in falsche Hände geraten.

c) Unverschlüsselte Datenübertragung
Wenn Druckaufträge unverschlüsselt über das Netzwerk gesendet werden, können Angreifer diese abfangen und mitlesen

a) Sichere Auftragsabwicklung
Secure Print: Druckaufträge werden erst nach Authentifizierung (PIN, Karte, Fingerabdruck) gestartet. Dies verhindert, dass Ausdrucke unbeaufsichtigt auf dem Drucker verbleiben.
Druckdaten verschlüsseln: Netzwerkverbindungen zwischen Endgeräten und Druckern sollten verschlüsselt sein, etwa durch HTTPS oder IPsec.

b) Festplattenmanagement
Verschlüsselung: Festplatten in Druckern und Kopierern sollten verschlüsselt werden, um unbefugtes Auslesen zu verhindern.
Sicheres Löschen: Temporäre Daten sollten regelmäßig überschrieben oder automatisch nach dem Druckauftrag gelöscht werden. Beim Austausch oder der Entsorgung des Geräts ist die physische Zerstörung der Festplatte ratsam.

c) Zugriffsmanagement
Benutzerrollen: Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf Drucker oder bestimmte Funktionen wie das Scannen in die Cloud haben.
Protokollierung: Eine Übersicht über Druckaufträge und Zugriffe hilft, Sicherheitsvorfälle nachzuverfolgen und zu verhindern.

d) Physische Sicherheit
Standort: Geräte sollten in abgeschlossenen oder überwachten Bereichen stehen, insbesondere in Umgebungen mit hohem Publikumsverkehr (z. B. Krankenhäuser, Behörden).
Sicherheitsbehälter: In der Nähe von Druckern sollte ein sicherer Papiercontainer stehen, um falsch ausgedruckte oder nicht mehr benötigte Dokumente DSGVO-konform zu entsorgen​

Eine der häufigsten Schwachstellen ist der menschliche Faktor. Mitarbeitende sollten regelmäßig geschult werden:

Datenschutzbewusstsein:
Sie sollten wissen, warum Datenschutz bei Druckern und Kopierern wichtig ist.

Sichere Nutzung:
Richtlinien zur Nutzung von Druckern und zum Umgang mit sensiblen Daten müssen klar kommuniziert und eingehalten werden.

Unternehmen müssen bei Verstößen mit Bußgeldern rechnen, die sich an der Schwere des Verstoßes und der Unternehmensgröße orientieren. Eine unsachgemäße Handhabung von Druckerdaten kann daher teuer werden. Der Schutz personenbezogener Daten über Drucker und Kopierer ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein Zeichen von Professionalität und Vertrauenswürdigkeit

Fazit
Die Einhaltung der DSGVO erfordert durchdachte technische und organisatorische Maßnahmen beim Umgang mit Druckern und Kopierern. Verschlüsselung, Zugangskontrollen, Schulungen und eine klare Datenmanagementstrategie helfen, Risiken zu minimieren. So lässt sich nicht nur der Datenschutz gewährleisten, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Mitarbeitern stärken.

Die Organisation und Nutzung von Druckern und Kopierern in Unternehmen hat eine wesentliche Rolle für die Sicherheit, den Datenschutz und die Effizienz. Eine durchdachte Strukturierung der Prozesse minimiert Risiken und gewährleistet die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte ausführlich erläutert.

Risiken:
Unkontrollierte Nutzung: Jeder Mitarbeiter oder sogar externe Personen könnten auf sensible Daten zugreifen, wenn keine Beschränkungen vorhanden sind.

Unbefugte Druckaufträge: Ohne Identifikation können Dokumente falsch oder von unbefugten Personen gedruckt werden.

Maßnahmen:
Benutzeridentifikation: Die Nutzung von PINs, Chipkarten oder biometrischen Daten ermöglicht eine individuelle Authentifizierung. Funktionen wie „Secure Print“ sorgen dafür, dass Ausdrucke nur durch autorisierte Nutzer freigegeben werden.

Rollenbasierte Zugriffsrechte: Verschiedene Mitarbeitergruppen (z. B. Verwaltung, IT, Produktion) können unterschiedliche Rechte erhalten, basierend auf ihren Aufgaben und Anforderungen.

Protokollierung von Aktivitäten: Eine Nachvollziehbarkeit der Druck-, Scan- und Kopiervorgänge erhöht die Transparenz und vereinfacht die Problembehebung im Falle von Datenschutzverletzungen

Risiken:
Öffentliche Bereiche: Drucker, die in Fluren oder zugänglichen Bereichen stehen, können von unbefugten Personen genutzt oder manipuliert werden.

Fehlende Sicherheitsfeatures: Unzureichend konfigurierte Geräte erhöhen das Risiko von Cyberangriffen und Datenverlust.

Maßnahmen:
Standortplanung: Drucker und Kopierer sollten in abgeschlossenen Räumen oder überwachten Bereichen stehen, um den Zugang zu beschränken.

Geräteeinstellungen: Nicht benötigte Funktionen, wie USB-Zugänge oder drahtlose Verbindungen, sollten deaktiviert werden, um Angriffsflächen zu minimieren.

Standardkonfigurationen anpassen: Werkseinstellungen, insbesondere Standardpasswörter, müssen geändert werden, bevor ein Gerät ins Netzwerk eingebunden wird

Herausforderungen:
Zeitverlust durch ineffiziente Nutzung: Fehlende Organisation führt oft zu Wartezeiten oder doppelten Arbeitsschritten.

Kosten durch unnötige Ausdrucke: Ohne Kontrolle werden oft private oder nicht notwendige Druckaufträge erstellt.

Maßnahmen:
Zentralisierte Druckersteuerung: Druckmanagement-Software ermöglicht die zentrale Überwachung und Steuerung von Druckaufträgen. Sie kann auch Berichte zu Druckkosten erstellen und Richtlinien durchsetzen (z. B. Farbdruck nur für bestimmte Projekte).

Follow-Me-Drucksysteme: Diese Technologie erlaubt es Nutzern, Druckaufträge an einem beliebigen Drucker im Netzwerk abzuholen, sobald sie sich authentifiziert haben. Das reduziert Wartezeiten und vermeidet Fehlplatzierungen

Herausforderungen:
Unkenntnis über Datenschutzanforderungen: Mitarbeiter wissen oft nicht, welche Sicherheitsmaßnahmen sie bei der Nutzung von Druckern und Kopierern einhalten müssen.

Mangelnde Sensibilität für Kosten: Unbedachtes Drucken (z. B. von E-Mails oder Präsentationen) erhöht die Betriebskosten erheblich.

Maßnahmen:
Regelmäßige Schulungen: Mitarbeiter sollten im sicheren Umgang mit Druckern geschult werden, insbesondere hinsichtlich DSGVO-konformer Datenverarbeitung.

Nutzerfreundliche Anleitungen: Eine leicht verständliche Dokumentation zu den Geräten hilft, Fehler und Missbrauch zu minimieren.

Bewusstsein schaffen: Kampagnen oder Hinweise zu „grünem Drucken“ (z. B. beidseitiger Druck, Schwarz-Weiß-Modus) fördern eine nachhaltige Nutzung

Risiken:
Ausfallzeiten: Ungeplante Wartungen oder Störungen können den Workflow erheblich beeinträchtigen.

Sicherheitslücken durch veraltete Software: Alte Firmware oder unentdeckte Schwachstellen machen Geräte anfällig für Angriffe.

Maßnahmen:
Regelmäßige Wartung: Wartungspläne gewährleisten, dass Geräte stets betriebsbereit und sicher sind.

Software-Updates: Firmware und Sicherheitsupdates sollten regelmäßig installiert werden, um Schwachstellen zu schließen.

Monitoring: Durch Überwachungssoftware können Drucker und Kopierer in Echtzeit auf Fehler oder Sicherheitsprobleme überprüft werden

Fazit
Die Organisation und Nutzung von Druckern und Kopierern erfordert klare Richtlinien, geeignete technische Lösungen und ein geschultes Team. Durch Maßnahmen wie Zugriffskontrollen, sichere Gerätekonfigurationen und effiziente Workflows können nicht nur Kosten reduziert, sondern auch Sicherheitsrisiken minimiert werden. Eine gut durchdachte Nutzung der Geräte trägt wesentlich zu einem sicheren und produktiven Arbeitsumfeld bei.

Die internen Prozesse beim Drucken und Kopieren sind entscheidend für die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen, insbesondere in Unternehmen, die personenbezogene oder sensible Daten verarbeiten. Gut strukturierte und durchdachte Prozesse schützen nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern sorgen auch für eine sichere und effiziente Arbeitsumgebung.

Herausforderungen:
Unkontrollierter Zugriff auf Dokumente: Oft bleiben Ausdrucke oder Kopien unbeaufsichtigt auf Geräten liegen.

Unzureichende Überwachung: Ohne klare Prozesse und Protokolle ist es schwierig nachzuvollziehen, wer wann welche Daten verarbeitet hat.

Fehlende Sicherheitsmaßnahmen bei sensiblen Daten: Besondere Anforderungen wie Verschlüsselung oder geschützte Aufbewahrung werden häufig übersehen.

Maßnahmen:
Secure Print: Nutzer müssen sich vor dem Drucken oder Kopieren authentifizieren, z. B. durch eine PIN oder Chipkarte. Dadurch werden Ausdrucke erst dann gestartet, wenn der autorisierte Mitarbeiter am Gerät ist.

Benutzerbezogene Logs: Alle Druck- und Kopiervorgänge sollten mit Benutzerkennungen protokolliert werden. Dies sorgt für Transparenz und ermöglicht die Nachverfolgung im Falle von Datenschutzverletzungen.

Priorisierung von Datenschutzdokumenten: Dokumente, die sensible Informationen enthalten, sollten durch spezielle Sicherheitsrichtlinien (z. B. verschlossene Druckablagen oder verschlüsselte Übertragung) verarbeitet werden

Herausforderungen:
Versehentliches Drucken falscher Dokumente: Mitarbeiter drucken manchmal versehentlich mehr Seiten als nötig oder sensible Daten, die ungesichert sind.

Datenverlust durch Gerätefehler: Temporäre Daten auf Geräten oder Fehlfunktionen können unbefugte Zugriffe ermöglichen.

Maßnahmen:
Follow-Me-Printing: Druckaufträge werden an einen zentralen Server gesendet und können von jedem verbundenen Drucker abgerufen werden. Der Druck wird nur nach Authentifizierung gestartet, was das Risiko von Fehlplatzierungen minimiert.

Standardisierte Workflows: Vorgaben für Druckeinstellungen (z. B. Schwarz-Weiß-Druck, beidseitiges Drucken) sorgen für einheitliche und sichere Abläufe.

Automatisches Löschen: Druckaufträge, die nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeholt werden, werden automatisch gelöscht

Herausforderungen:
Umgang mit sensiblen Dokumenten: Gedruckte oder kopierte Dokumente mit personenbezogenen Daten können verloren gehen oder in die falschen Hände geraten.

Fehlende Entsorgungsprozesse: Papierabfall, der personenbezogene oder geschäftskritische Informationen enthält, wird oft unsachgemäß entsorgt.

Maßnahmen:
Dokumentensicherung: Gedruckte Dokumente sollten in geschlossenen Fächern oder verschlossenen Ablagen gesammelt werden, bis sie abgeholt werden.

Sichere Entsorgung: Alte oder fehlerhaft gedruckte Dokumente müssen in Aktenvernichtern (mindestens Sicherheitsstufe P-4 nach DIN 66399) vernichtet werden.

Vertrauliche Transportprozesse: Falls Dokumente zwischen Standorten oder Abteilungen transportiert werden, sollten diese in verschlossenen Behältern oder Umschlägen erfolgen​

Herausforderungen:
Unzureichende Koordination: IT- und Datenschutzverantwortliche arbeiten oft unabhängig voneinander, was zu Sicherheitslücken führen kann.

Fehlende Überwachung: Viele Unternehmen überwachen die Geräte nicht kontinuierlich auf Sicherheitsrisiken.

Maßnahmen:
IT-Sicherheitsrichtlinien: Die IT sollte Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, regelmäßige Firmware-Updates und Netzwerksicherheit gewährleisten.

Regelmäßige Audits: Datenschutzbeauftragte und IT sollten gemeinsam Audits durchführen, um Schwachstellen in den internen Prozessen zu identifizieren und zu beheben.

Verantwortungszuweisung: Klare Verantwortlichkeiten für die Verwaltung und den Schutz der Geräte müssen definiert werden

Herausforderungen:
Unwissenheit über Datenschutzanforderungen: Mitarbeiter sind oft nicht ausreichend über die Risiken und Regeln informiert.

Mangelnde Sensibilität: Dokumente oder Daten werden häufig leichtfertig behandelt.

Maßnahmen:
Regelmäßige Schulungen: Mitarbeitende sollten zu Themen wie sicherem Drucken, Umgang mit sensiblen Daten und DSGVO sensibilisiert werden.

Einfache Leitfäden: Kurze, verständliche Anleitungen zur Nutzung von Druck- und Kopiersystemen helfen, Fehler zu vermeiden.

Erinnerungen und Hinweise: Aufkleber oder Bildschirmerinnerungen an Geräten können an Sicherheitsmaßnahmen (z. B. „Bitte Ausdrucke sofort abholen“) erinnern

Fazit
Interne Prozesse beim Drucken und Kopieren sind essenziell, um Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen zu erfüllen. Die Kombination aus technologischen Lösungen, organisatorischen Maßnahmen und geschulten Mitarbeitern gewährleistet eine effektive und sichere Verarbeitung von Daten. Ein durchdachtes Prozessmanagement schützt nicht nur vor Datenschutzverstößen, sondern stärkt auch das Vertrauen in die Arbeitsabläufe eines Unternehmens.