Professionelle und sichere Datenlöschung auf Kopierer und Multifunktionsgeräten. ALLE Daten auf der Festplatte sicher und Datenschutzkonform löschen funktioniert, die HDD kann danach auch weiterhin im Kopierer verwendet werden und ist nicht schrott und muss für teures Geld ersetzt werden.

Beim Entsorgen alter Speichermedien (z. B. Festplatten in Kopiergeräten und MFP) sollte man sicher gehen, dass dort keine sensiblen Daten mehr existieren, die nicht in fremde Händen geraten sollen. Firmen und Unternehmen mit vertraulichen Daten sind sogar verpflichtet, die endgültige Vernichtung aller sensiblen Daten sicher zu stellen. Der Benutzer selbst, sprich jedes Unternehmen mit einem Kopierer und nicht etwa die Leasingbank oder sogar der Büromaschinen Fachhändler sind verantwortlich für die Datensicherheit und die Datenlöschung, wenn das System das Haus verlässt, wenn z. B. der Leasingvertrag oder der Servicevertrag ausgelaufen ist. Daher sollten sie auch gerade bei Kopiergeräten oder Multifunktionsgeräten mit Festplatte die gleichen Sicherheitsregeln anwenden die sie auch bei der Rückgabe oder Entsorgung Datenträger mit sensiblen Daten etwa von Handy, Smartphone, Laptop oder Desktop Computer anwenden. Der allergrößte Teil dieser Daten ist personenbezogen und damit besonders kritisch zu betrachten in Bezug auf die DSGVO. Überlassen sie die Datenlöschung auf ihren Geräten nicht dem Zufall, setzen sie sich mit der Thematik auseinander und kommen zu einem vernünftigen Entschluss.

Grundsätzlich stehen ihnen hierbei zwei sichere und in der Praxis bewährte Lösungen zur Auswahl:

Die Festplatte im Kopierer und dadurch den Bildspeicher nach Hersteller Vorgabe löschen und formatieren lassen. Hierbei werden sowohl meist die Firmware des Kopierers, sämtliche auf der HDD befindlichen Scans (z. B. PDF Dateien), eMail Anhänge, Fax Ein- und Ausgänge sowie auch die Bilddaten der gefertigten Fotokopien gelöscht. Wichtig beim Löschen sind auch die Logfiles des Kopierers, welche zwar keine offenen Scan- oder Bilddaten beinhalten, aber dennoch Rückschlüsse auf das Kopier-, Druck- und Scanverhalten ihrer User führen lassen.

Lassen sie sich die Datenlöschung und Formatierung von ihrem Servicepartner schriftlich bestätigen.

Ausbau der Kopierer Festplatte (HDD)
Die Kopierer Festplatte wird samt sensibler Daten aus dem System ausgebaut und dem Kunden überlassen zur physischen Zerstörung oder zur Einlagerung im Safe überlassen. Im Kopierer selbst sind dann keinerlei Daten mehr gespeichert, weder Bild- und Scandaten noch die Logfiles.

Da beide Varianten mit einem mehr oder weniger großen Aufwand durch einen Techniker vom Kopierer Fachhändler verbunden sind, werden diese beiden „Services“ in der Regel auch nicht kostenlos angeboten. Gerade das Löschen und Formatieren der Festplatte in einem Kopierer oder Multifunktionsgerät, und natürlich das Anschließende wieder aufspielen der nötigen Firmware erfordert meist einen nicht unerheblichen Zeitaufwand und entsprechendes Fachwissen - von der nötigen Software (Firmware) ganz zu schweigen. Schleichen sich dann beim Formatieren der HDD noch Fehler ein, ist auch oft die Festplatte nicht mehr zu retten und muss durch den Techniker ersetzt werden.

Die 2. Variante ist mit noch mehr Aufwand verbunden, da neben dem Zeitaufwand für den Ausbau der Festplatte auch eine neue HDD eingebaut werden muss, damit die Maschinen für einen weiteren Einsatz bei einem neuen Kunden oder zur Rückgabe an die Leasingbank wieder voll betriebsfähig sind. Die Firmware muss auch hier auf die neue HDD aufgespielt und entsprechend konfiguriert werden. In Summe ist diese Variante die teuerste, aber auch die sicherste Methode vor Datenmissbrauch von sensiblen Daten auf einer Kopierer Festplatte.

• Der Betreiber des Kopierers ist für dessen Datenlöschung verantwortlich - nicht der Servicepartner
• Löschung und Formatierung reichen i. d. R. aus - sind aber auch kostenpflichtig
• Sehr sensible Branchen sollten sich die Festplatte ausbauen lassen - zwar teuer aber die sicherste Variante!

Bei neuen bzw. aktuellen Modellen wurde einiges an Datensicherheit getan und integriert. So bieten Hersteller mittlerweile eine sich selbst verschlüsselnde Festplatte an, d. h. die Daten sind nur in diesem einen Kopierer lesbar. Wird die Festplatte aus dem System ausgebaut sind sofort die Daten nicht mehr lesbar in einem anderen Gerät (Toshiba Secure HDD).

Fast alle Hersteller bieten zusätzlichen Schutz durch mehrfache Überschreibung der Daten auf dem Gerät an (Overwrite Optionen). Sobald eine Fotokopie, ein Scan oder die Spool Daten eines Ausdruckes über die Festplatte gelaufen sind, übernimmt eine Software auf dem Kopiergerät die Überschreibung der Daten, und das auch mehrfach.

Weitere Empfehlungen und Informationen erhalten Sie beim BSI – Bundesamt für Informationstechnik. Bei weiteren Fragen zu diesem hochbrisanten Thema berät sie einer unserer Büromaschinen Partner vor Ort in ihrer Stadt.