MFP Systeme mit "Scan to" Funktion

in Behörden, Ämtern und bei Gericht: Dokumentenmanagement

Fehler vermeiden beim Drucker & Kopierer Leasing

die häufigsten Fehler bitte unbedingt vermeiden

So vermeiden sie die größten Fehler bei der Anschaffung eines neuen Kopierers oder eines neuen Druckers für ihre Firme, ihr Büro oder ihr Unternehmen. Wir verraten ihnen hier ganz detailliert, auf was sie bei der Neuanschaffung eines Kopiergerätes oder eines neuen Druckers für ihr Büro alles beachten müssen, und wir weisen sie auf Fallstricke hin, damit sie die größten Fehler vermeiden. Sicherlich gibt es bei jeder Anschaffung in Ihrem Unternehmen Fehler die sie vermeiden können, unsere Aufzählung ist auch nicht für jede Firma zutreffend, aber unsere Erfahrung hat gezeigt auf was Kunden achten sollten, um die größten Fehler zu vermeiden bei der Anschaffung über Miete oder Leasing.

1. Entscheidungsgrundlage schaffen mit Gleichheit

Mietkopierer für Büro

© sepy - fotolia.com

Vergleichen Sie mind. 3 verschiedene Angebote von unterschiedlichen Büromaschinen Lieferanten aus ihrer näheren Umgebung. Achten sie darauf, dass man ihnen immer das Gleiche (oder annähernd das Gleiche) angeboten hat, ansonsten vergleichen sie Äpfel mit Birnen!

Das offensichtlich billigste Angebot ist niemals das günstigste und Beste für Sie!

Achten sie bei ihrer Anfrage und auch bei ihren vorliegenden Angeboten auf:

  • handelt es sich um Gebrauchtgeräte, Refurbished Systeme oder fabrikneue Geräte
  • Anzahl und Fassungsvermögen der benötigten Papierkassetten
  • welcher Originaleinzug (RADF) wurde angeboten (Stichwort: Dual Scan)
  • handelt es sich immer und die gleiche Technik (Farbmaschine vs. s/w Modell) Lasertechnik - Tintentechnik - LED Technik?
  • Ausgabegeschwindigkeit bzw. Modellklasse
  • Endverarbeitung der Dokumente wie heften, falten, lochen etc.
  • Gibt es zusätzliche Lösungsvorschläge, -Möglichkeiten und AddOn's wie z. B. OCR Texterkennung, optimierte Scan Workflows etc.

Zusätzlich sollten die Angebote auch bei diesen Themen gleiche Voraussetzungen erfüllen und die u. a. Werte müssen in den einzelnen Angeboten enthalten sein um einen direkten Vergleich machen zu können. Ohne diese Angaben ist es nicht möglich eine Entscheidung zu treffen.

  • Das inkludierte Volumen im Servicevertrag in Farbe und in s/w (Klickpreis und monatliche Freiseiten)
  • Der Folgenseitenpreis (Folgeklick) bei Überschreiten der monatlichen Freiseiten
  • Vertragslaufzeit und Möglichkeit der Modifizierung (vorzeitige Beendigung, Aufstockung oder Volumen Anpassung)
  • Vertragsart wie reines Leasing, Miete mit Service, Kauf oder Mietkauf
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2. Die Folgekosten und außerordentlicher Service

Kopiergeräte Vermietung

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Wenn ihnen die Angebote über die Hardware und vielleicht auch schon über Software Lösungen vorliegen, dann vergleichen viele Kunden die monatlichen Fixkosten oder nur den Anschaffungspreis als Ganzes miteinander. Vergessen werden aber häufig die Folgekosten, gerade im Service- und Supportbereich. Grundsätzlich muss es sich für beiden Seiten (Kunde und auch Dienstleister) rechnen, wenn man einen Servicevertrag oder Wartungsvertrag vereinbart. Hier ist es entscheidend, sich wirklich über das monatliche Druck- und Scanvolumen genauestens zu informieren, und möglichst auch genau zu kalkulieren.

Setzt man die monatlichen Freiseiten zu hoch an, verschenkt man unnötig Geld, da in der Regel die nicht benötigten Freiseiten nicht in den Folgemonat mit übernommen oder gar zurückgezahlt werden können. Ist das Volumen der Freiseiten zu niedrig angesetzt muss der Kunde mit dem Folgenseitenpreis einen minimal höheren Klick nachzahlen.

Die Miete oder ein Leasing ohne einen Service- oder Wartungsvertrag ist natürlich auch möglich. Hier kommt es dann unter anderem auch auf die Laufleistung der eingesetzten Tonereinheiten an, die man sehr gut miteinander verglichen kann, da jeder Hersteller verpflichtet ist, die Reichweite des Toners pro Farbe und Einheit anzugeben. Hier kann man auch ganz schnell den EK Klickpreis erreichen. Dieser gilt dann zwar nur für den Tonerverbrauch, aber gibt schon gute Richtwerte für einen direkten Vergleich der Systeme untereinander. Beim Service kommen allerdings dann noch weitere Kosten hinzu (Ersatz- und Verschleißteile) wie z. B. für die Bildtrommel, die Einzugsröllchen die Heizeinheit oder andere Verschleißteile und nicht zuletzt die Fahrtzeit und die Arbeitszeit eines ausgebildeten und zertifizierten Servicetechnikers. Die Kosten hierfür hat der Servicepartner bereits einkalkuliert und bietet diese in einem sog. ALL-IN Service- oder Wartungsvertrag mit an. Achten sie in den vorliegenden Angeboten genau drauf, was drin ist und was noch zusätzlich bzw. extern angeboten wurde.

Hier ein kleines Rechenbeispiel wie man die Tonerkosten bei einer Farbseite errechnen kann:

Tonerpatrone in Farbe cyan EK 100,00 € Laufleistung bei 5 % Deckung ca. 26.500 Seiten Seitenpreis in cyan entspricht 0,0037735 €
Tonerpatrone in Farbe magenta EK 100,00 € Laufleistung bei 5 % Deckung ca. 26.500 Seiten Seitenpreis in magenta entspricht 0,0037735 €
Tonerpatrone in Farbe gelb EK 100,00 € Laufleistung bei 5 % Deckung ca. 26.500 Seiten Seitenpreis in gelb entspricht 0,0037735 €
       
Tonerpatrone in Farbe schwarz EK 55,00 € Laufleistung bei 5 % Deckung ca. 34.200 Seiten Seitenpreis in schwarz entspricht 0,0016081 €
       

Macht einen Gesamtseitenpreis für eine Farbseite von: 0,0129286 entspricht also 1,3 Cent

Für eine reine s/w Seite würden man einen Gesamtseitenpreis von 0,0016081 € bezahlen, entspricht also 0,16 Cent

Diese beiden EK Preise sind die absoluten EK's und nur die reinen Tonerkosten ihres Servicepartners, d. h. hier ist noch keine Arbeitszeit und Fahrzeit des Technikers drin. ebenso fehlen weitere Verbrauchmaterialien wie Öle, Fette und Schmiermittel, es fehlen alle weiteren Ersatz- und Verschleißteile wie Einzugsröllchen, Trommeln, Heizeinheiten etc., von Baugruppen, gehäuseteilen und Platinen ganz zu schweigen.

Diese und alle weiteren und möglichen zusätzlichen Kosten muss der Servicepartner zusätzlich zum Tonerpreis noch mit einkalkulieren – die o. a. Klickpreise sind also nur Richtwerte für die Tonerkosten!

3. aktuelle Vertragsdaten und Kündigunsfristen

Mietkopierer für Firmen

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Achtung bei ihren aktuellen Verträgen: genau hier lauert eine Falle in die schon einige getappt sind – Kündigungsfristen und Verlängerungen von Mietverträgen für Kopierer und Drucker!

Noch bevor sie in neue Vertragsverhandlungen eintreten und Angebote und Preise von (vielleicht auch neuen und noch nicht bekannten) Anbietern aus ihrer Region einholen, sollten sie ihre aktuelle Vertragssituation kennen und beurteilen. Prüfen sie hier vor allen Dingen die Vertragslaufzeit und die Kündigungsmodalitäten. In der Branche üblich sind Verträge die sich auch automatisch um 12 Monate verlängern, wenn sie nicht rechtzeitig (meist 3 Monate) vor Vertragsende gekündigt werden. Wir raten unseren Kunden deshalb schon seit Jahren, einen gerade abgeschlossenen und frischen Leasing-, Miet- oder Servicevertrag fristgerecht und vorsorglich zum Vertragsende zu kündigen.

Ist dies nicht der Fall, d. h. wurde der aktuelle Vertrag nicht firstgerecht gekündigt ist in den meisten Fällen eine autom. Verlängerung eingetreten die dann weitere 12 Monate läuft. Spätestens jetzt sollten sie aber diese Verträge zum nächstmöglichen Termin kündigen. Wenn sie bei ihrem aktuellen Vertragspartner bleiben wollen und zufrieden sind, kann dieser bei der Leasingbank den aktuellen Vertrag „aufheben“, vorausgesetzt sie machen einen neuen beim Gleichen Anbieter.

Achten sie in diesem Zusammenhang auch genau drauf, um welche Vertragsart es sich handelt. Den Leasingvertrag (Finanzierung) haben sie mit der Leasinggesellschaft oder Leasingbank abgeschlossen, dieser ist auch dort zu kündigen, den Service- oder Wartungsvertrag haben sie in der Regel mit dem Servicepartner abgeschlossen, dieser muss dann auch dort gekündigt werden.

Verlassen Sie sich nicht drauf, dass diese beiden Vertragsparteien sich untereinander verständigen und die Verträge gegenseitig auflösen bzw. sich verständigen, sie sind als Vertragspartner dafür nach beiden Seiten verantwortlich.

Prüfen sie bitte auch in diesem Zusammenhang, ob Erweiterungen der Verträge, AddOn’s oder Zusatzvereinbarungen separat gekündigt werden müssen wie z. B. eine Vertragsaufstockung um eine OCR Texterkennung oder eine andere zusätzliche Software (zusätzlicher Software Pflegevertrag).

4. zukünftige Auslastung, Arbeitsweise & Workflows

Scan to RA Micro mit Kopierer

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Bevor sie sich entscheiden in neue und aktuelle Technik zu investieren müssen sie ihren Bedarf und ihre Arbeitsweise genau kennen. Das neue System soll ja wieder über mehrere Jahre den Druck-, Kopier- und Scanbedarf der ganzen Firma abdecken.

Lassen sie es nicht so weit kommen - sichern sie ihre Geräte mit einem All-In Wartungsvertrag, schnellen Reaktions- und Wiederherstellungszeiten inkl. Toner, Ersatz- und Verschleißteilen sowie Arbeits- und Fahrtzeiten der Techniker ordentlich ab.

  • Hat sich ihre Arbeitsweise geändert, stehen neue Workflows an die sie beim bisherigen System vermisst haben?
  • Wie hoch ist tendenziell der Druck- und Kopierbedarf?
  • Wie hoch ist das Scanaufkommen zur Digitalisierung der Dokumente (OCR Texterkennung)?
  • Reicht die Druck- und Scangeschwindigkeit des alten/neuen Systems aus?
  • Reicht das vereinbarte Volumen in Farbe und in s/w (Nachzahlungen/Guthaben)?

Anhaltspunkte für die Beantwortung der Fragen sind z. B. der gesamte Papier Einkauf übers Jahr gesehen. Beachten sie hierbei auch den Einkauf ihres vorgedruckten Briefpapiers, Überweisungsträger oder andere Vorlagen, diese wurde ja schließlich auch meist bedruckt oder es wurde drauf kopiert.

Überprüfen sie die Lieferungen an Tonerpatronen für ihre Drucker und Kopierer, checken sie auch gleich die Serviceeinsätze – wie oft und wie lange waren die Techniker im Haus?

Wenn sie bereits einen Service- oder Wartungsvertrag mit ihrem Anbieter hatten, dann prüfen sie bitte die erhaltenen Zählerabrechnungen der letzten Monate/Jahre – hatten sie immer eine Nachzahlung, oder haben sie Volumen verschenkt?

Machen sie einen Monatsvergleich, und notieren sie sich am Monatsanfang alle Zählerstände ihrer Drucker und Kopierer. Erfassen sie am Monatsende wieder alle Zählerstände, so können sie auf Jahr ihren Verbrauch hochrechnen und ganz gut einschätzen. Bedenken sie aber auch ihre internen Schwankungen wie. z. B. Ferienzeit, Werksurlaub, Saison- oder Jahresendgeschäft etc.

5. Service on Demand und vor Ort

Kopierer Vermietung

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Wenn der Drucker nicht mehr druckt, oder keine Kopien aus dem Kopierer kommen steht meist die ganze Firma still. Es kann sein, das weder Lieferscheine, Rechnungen oder andere wichtige Korrespondenz wie Briefe das Haus verlassen.

Einen schnellen Service können meist nur ortsansässige Büromaschinen Fachhändler flexibel und sauber durchführen. Achten sie deshalb auf „regionale“ Anbieter die schnell und unbürokratisch helfen können. Hinterfragen sie die Zeit bis zu Wiederherstellung des Gerätes, nicht nur nach der Reaktionszeit des Fachhändlers vor Ort.

Die Reaktionszeit in einem Wartungs- oder Servicevertrag beschreibt nur, wie schnell der Servicepartner im Falle eines Falles reagieren muss – das heißt aber im Umkehrschluss noch lange nicht, dass der Drucker oder Kopierer dann auch schon wieder funktioniert. Ein Servicepartner vor Ort könnte auch schnell mal ein Leihgerät im Austausch liefern und zur Verfügung stellen, sollte die Reparatur ihres gemieteten oder gekauften Objekts etwas länger dauern. Eine solche Leihstellung machen die wenigsten großen Hersteller und Lieferanten, da sind die kleinen Büromaschinen Fachhändler vor Ort doch eher flexibel.

Fazit für Fehler beim Drucker und Kopierer Leasing

Mietkopierer für Messe

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  • Vergleichen sie nicht Äpfel mit Birnen - fordern sie mind. 3 Angebote mit gleichen Eckdaten an
  • Beachten sie nicht nur den Anschaffungspreis bzw. die monatliche Miet- oder Leasingrate, schauen sie auch penibel auf die Folgekosten wie z. B. Toner, Service oder Folge Klickpreise
  • Kündigen Sie rechtzeitig - auch schon vorsorglich - ihre bestehenden Verträge um nicht automatisch in eine (ungewollte) Verlängerung zu laufen
  • Analysieren sie ihren zukünftigen Bedarf im Vergleich zum bestehenden Vertrag - hat sich ihre Arbeitsweise geändert, oder planen sie vielleicht neue Workflows?
  • Vertrauen sie einem Servicepartner vor Ort, oder zumindest in vertretbarer Nähe zu ihrem Standort. Ist vielleicht etwas teuer (muss aber nicht zwingend so sein), zahlt sich aber über die Laufzeit locker aus
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